Appel d’offres – Outil de gestion des dépenses

1.1. Présentation de Wikimédia France

Wikimédia France est l’association française, créée le 23 octobre 2004, qui oeuvre pour le libre partage de la connaissance au travers des projets Wikimédia (Wikipédia, le Wikitionnaire, Wikimédia Commons, Wikidata, etc.)

Pour remplir cet objectif, elle se fixe trois missions :

– L’accroissement des contenus (en qualité et en quantité) et pour ce, elle organise des journées contributives ou des opérations libres, elle aide à la numérisation et au téléversement. Dans cette perspective, elle signe des partenariats avec des organisations aux objets sociaux divers (musées, universités, collectivités territoriales…)

­- L’animation de communautés intéressées par les projets Wikimedia et à cette fin, elle supporte les contributeurs dans leurs projets individuels ou collectifs, en proposant des moyens humains, financiers et matériels.

– La montée en compétences de publics-cibles et pour cela, elle propose des formations à destination des acteurs éducatifs, du grand public et des bénévoles sur différentes thématiques comme les usages de Wikipédia en classe, la contributilisaon aux projets Wikimédia

L’association est soutenue par une équipe de 9 salariée et par ses 380 membres répartis sur l’ensemble du territoire français. 

1.2. Les objectifs de l’outil

Nous souhaitons améliorer l’outil permettant de gérer les demandes de paiement chez Wikimédia France. Il s’agit actuellement d’un ensemble de pages, catégories et modèles sur meta.wikimedia.org.

1.3. La cible adressée par l’outil

Les cibles principales sont, d’une part, les contributeurs qui souhaitent faire des demandes de paiement et d’autre part les personnes en charge de la gestion des paiements.

Nous visons également à faciliter le travail à toute personne souhaitant auditer les paiements effectués.

1.4. Périmètre du projet

Côté comptabilité/trésorerie Wikimédia France

• Il nous faut un parcours de dépenses claires : demandes, approbation, engagement, vérification et archivage.  
• La CAC doit pouvoir vérifier la procédure
• Besoin de pouvoir faire des recherches croisées dans les dépenses :
  • par projet/ligne budgétaire, 
  • par demandeur (ou groupes de demandeurs), 
  • par état d’avancement,
  • Par date ou fourchette de dates
• Besoin de transparence et possibilité de faire des demandes en ligne ET d’avoir une gestion comptable avancée ET d’assurer la confidentialité des éventuelles informations privées

Côté demandeur :

• Il faut pouvoir faire une demande simplement sans avoir trop à se poser de questions
• Il faut pouvoir se connecter facilement, sans possibilité d’usurpation d’identité
• Il faut pouvoir auditer les dépenses seule

 1.5. Description de l’existant

Problèmes actuels :

• La Commissaire aux comptes ne peut pas vérifier
• Les dépenses ne sont pas catégorisées (certaines dépenses ne changent pas de catégories)
• Aujourd’hui n’importe quel utilisateur peut signer des dépenses. Il faut qu’il y ait un moyen de détecter cela. 

Points fort : 

• les demandes sont associées au compte des projets Wikimedia

2. Charte graphique

La charte graphique de Wikimédia France est disponible en ligne sur Meta-Wiki.

3. Description fonctionnelle et technique

3.1 Arborescence du site

Tout doit aller dans des sous-pages de la page de dépense.

3.2. Description fonctionnelle

3.2.1 Améliorations possibles sur Meta à l’aide d’un gadget et d’un bot

• Améliorer l’interface de demande avec un formulaire propre

Un formulaire doit permettre de créer la demande sans avoir à manipuler le wikicode ou le modèle directement. Il doit donc être possible de remplir tous les champs nécessaires à la création de la demande :

• mois exécution : à remplir automatiquement ({{subst:CURRENTYEAR}}/{{subst:CURRENTMONTH}}) , ne pas afficher 
• motif : champ texte libre
• montant : champ texte libre
• date : à remplir automatiquement ({{subst:CURRENTYEAR}}/{{subst:CURRENTMONTH}}/{{subst:CURRENTDAY2}}), ne pas afficher
• projet : choix dans une liste déroulante qui sera fournie
• signature demande  : à remplir automatiquement (~~~~)

• Améliorer l’interface de suivi des demandes avec un formulaire propre

    De même, un formulaire doit permettre aux personnes ayant un compte finissant par “_WMFr” de faire évoluer la demande en choisissant le nouvel état d’avancement dans un formulaire, ce qui ajoute la ligne correspondante dans le modèle avec signature et horodatage. Ils doivent également pouvoir modifier le projet sélectionné.

• Notifier les personnes concernées :

    Les personnes devant traiter les demandes doivent être notifiées lorsqu’une nouvelle demande est créée ou arrive dans une étape qu’ils peuvent traiter (des listes seront définies sur Meta avec les comptes à notifier à chaque étape) Idéalement, les gens devraient pouvoir choisir d’être notifié par le système interne de Mediawiki ou par email.

    La personne qui a créé la demande doit être notifiée aux étapes d’approbation, exécution et archivage.  

• Améliorer la catégorisation

Le modèle doit pouvoir faire les catégorisations suivantes en plus de celles déjà existantes : 

• • Catégoriser par demandeur  (exemple : “Wikimédia France/Finances/Dépense par demandeur/Sylvain Boissel”)
  • Catégoriser par projet  et par mois (exemple : “Wikimédia France/Finances/Dépense par projet/Wikiconvention francophone/2019-06”)
  • Catégoriser par signataire et étape (exemple : “Wikimédia France/Finances/Dépense par personne traitante/Traitée par Jonathan Balima”)

3.2.2 Reprise de l’existant 

Un certain nombre de dépenses ont été faites en substituant le modèle au moment de la création, ce qui empêche de faire évoluer la catégorisation automatiquement. Il faut donc reprendre les entrées existantes pour corriger cela. De plus, il faudra gérer les nouvelles catégorisations sur les dépenses déjà existantes.

3.3. Contraintes techniques

Le fait d’être sur Meta, une plateforme gérée par la Wikimedia Foundation, rend l’usage facile aux contributeurs des projets Wikimedia, étant donné qu’ils ont déjà un compte. Cela remplit également notre objectif de transparence sur nos finances.

Cela empêche cependant le développement d’une extension mediawiki spécifique, mais nous pourrions compléter les modèles existants par un ou plusieurs gadgets javascript et/ou un robot.

Le ou les gadgets doivent être développés en javascript en suivant les recommandations de code de la Wikimedia Foundation.

Le robot (si besoin) peut être développé dans un langage au choix mais nous recommandons Python. Là encore, le code doit suivre les conventions de la Wikimedia Foundation.

4. Prestations attendues et modalités de sélection des prestataires

4.1. Prestations attendues

Développement des fonctionnalités demandées dans la section 3.2.

Les compétences demandées incluent une bonne connaissance du wikicode et des modèles Mediawiki (et éventuellement des modules Lua si nécessaires, ainsi que la maîtrise de JavaScript.

4.2. Planning

Date limite pour la livraison : 30 juin 2020.

4.3. Modalités de sélection du prestataire

Selon la procédure de prestation de l’association, une sélection sera effectuée parmi plusieurs devis, prenant notamment en compte le prix et la date de livraison estimée.