Le présent règlement intérieur a été adopté en Assemblée générale extraordinaire du 14 mars 2009.

Vie de l'association

Transparence

• Toutes les décisions mises au vote par le Conseil d'Administration sont prises sur le wiki dédié aux membres. Tous les adhérents de l'association peuvent participer à la discussion préparant la décision. Tous les mois, toutes les décisions votées sont listées dans la lettre mensuelle.
• Par exception, des décisions, des réunions ou des informations pourront rester confidentielles sur décision du Conseil d'Administration.

Adhésion

• Tout membre s'inscrivant à l'association doit communiquer son identité (nom, prénom et date de naissance) et ses coordonnées (adresse, adresse mail, identifiant wikimédia ou numéro de téléphone) et pouvoir les justifier.
• Les changements de coordonnées doivent être signalés au secrétaire.
• Ces données sont strictement confidentielles et réservées au fonctionnement interne de l'association. Seuls les membres du Conseil d'Administrations y ont accès.

Remboursement des frais

• Dans le cadre des activités de l'association, le Conseil d'administration peut décider le défraiement des membres de l'association qui seraient chargés d'une action en leur accordant :
  • une somme forfaitaire, décidée en estimant les sommes mises en jeu ou effectivement dépensées ;
  • un remboursement des dépenses réelles, avec éventuellement avance de fonds.
• En cas de remboursement de frais, le membre devra obligatoirement fournir toutes les factures et les justificatifs nécessaires avant remboursement. En cas d'avance, le membre sera tenu de fournir toutes les factures et les justificatifs nécessaires dans un délai raisonnable faute de quoi il engage sa responsabilité envers l'association.
• Un membre ayant engagé des dépenses sans l'accord du Conseil d'Administration ne peut en exiger le remboursement.

Cotisations

• Le Conseil d'Administration fixe le montant et la fréquence des cotisations des membres de l'association.

Démission

• Tout membre de l'association peut, sur simple notification au président ou au secrétaire, quitter l'association.
• Si la démission d'un membre du Conseil d'administration fait tomber le nombre de membres du Conseil d'administration en dessous de la limite définie statutairement, le Conseil d'administration procède à l'organisation d'une Assemblée générale ordinaire dans un délai d'un mois afin de remplacer le ou les membres démissionnaires.

Dépenses

• Toute dépense dont le montant est supérieur à 0 euro, doit faire l'objet d'une décision du Conseil d'Administration.

Assemblée Générales

Envoi de convocations

• Les convocations aux Assemblées Générales sont envoyées par courrier à tous les membres de l'association à jour de leur cotisation.
• Les convocations aux Assemblées Générales sont envoyées au moins un mois à l'avance selon les modalités fixées par le Conseil d'Administration.

Assemblées générales

• Les propositions de délibérations ou de questions à aborder doivent être transmises au plus tard quinze jours avant la date de l'assemblée générale selon les modalités fixées par le Conseil d'Administration.
• Les dates de début des scrutins sont fixées par le Conseil d'Administration et se terminent toujours durant l'Assemblée Générale.

Assemblées générales

• Les Assemblées Générales doivent avoir une existence physique.
• Les Assemblées Générales ne sont ouvertes qu'aux adhérents de l'association à jour de leur cotisation.
• Tous les membres doivent avoir la possibilité de voter à distance. Les moyens mis en place sont laissés à la discrétion du Conseil d'Administration

Fonctionnement du Conseil d'Administration

Procédure d'élection au Conseil d'Administration

• Les candidats au Conseil d'Administration doivent se faire connaitre un mois au moins avant la date prévue d'élection.
• Lors de l'Assemblée Générale, les membres de l'association votent pour chaque candidat individuellement. Sont élus au Conseil d'Administration les candidats recueillant le plus de votes positifs à concurrence du nombre de places disponibles et à condition d'avoir obtenu plus de 50% des suffrages exprimés. Si des ex-æquo font qu'il y a trop de candidats satisfaisant à ces critères au regard du nombre de places disponibles, un second tour de scrutin sera alors organisé pour départager les candidats ex-æquo.

Procédure d'élection du bureau

• Le bureau est composé du président, vice président, trésorier, trésorier-adjoint et secrétaire.
• Les président, vice président, trésorier, trésorier-adjoint et secrétaire sont élus par le Conseil d'Administration au scrutin majoritaire.

Délégations de pouvoirs

• Pour déléguer son droit de vote, un membre du Conseil d'Administration peut donner un mandat de vote impératif à un autre membre pour une période définie et pour des questions données. Il peut aussi donner un mandat de vote simple à un autre membre pour une période définie. Il doit en notifier le secrétaire qui l'annoncera au début des réunions du Conseil d'Administration.
• Les membres du bureau peuvent déléguer leurs pouvoirs dans les mêmes conditions.
• Aucun membre ne pourra détenir plus de 2 délégations.

Conseil d'administration

• Le Conseil d'Administration doit organiser au moins une réunion par mois ouverte à tous les membres. Cette réunion se déroule sur IRC et doit être intégralement enregistrée et archivée sur le wiki membres.
• Le Conseil d'Administration doit tenir au moins deux réunions physiques par an. Les dates sont décidées par le bureau de l'association.